1. Geltungsbereich

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) gelten für sämtliche Verträge zwischen ZAJA Solutions, Inhaber Jamil Zbib, Raitestraße 23, 71696 Möglingen, Deutschland (nachfolgend „Anbieter“) und Unternehmern im Sinne des § 14 BGB (nachfolgend „Kunde“) über die Nutzung der webbasierten Softwareplattform „ZAJA ONE“.

1.2 Die Leistungen des Anbieters richten sich ausschließlich an Unternehmer, Gewerbetreibende, juristische Personen des öffentlichen Rechts, Vertriebsagenturen, Außendienstorganisationen, Promotion- und Eventagenturen sowie Unternehmen mit Außendienst-, Vertriebs- oder Verkaufsförderungsstrukturen. Eine Nutzung durch Verbraucher im Sinne des § 13 BGB ist ausgeschlossen.

1.3 Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt wurde.

1.4 Maßgeblich ist jeweils die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültige Fassung dieser AGB.

2. Vertragsgegenstand und Leistungsumfang

2.1 ZAJA ONE ist eine cloudbasierte Softwareplattform zur Organisation, Verwaltung, Steuerung und Dokumentation von Vertriebs-, Außendienst- und Verkaufsförderungsprozessen. Die Plattform wird in verschiedenen Produktvarianten angeboten, insbesondere ZAJA One Field Sales bzw. ZAJA One D2D (Außendienst- und D2D-Vertrieb) und ZAJA One Promotion (Promotion- und Verkaufsförderungseinsätze).

2.2 Welche Produktvariante und welcher Tarif Vertragsgegenstand sind, ergibt sich aus dem jeweils vereinbarten Angebot. Der konkrete Funktions- und Leistungsumfang der gebuchten Variante ergibt sich aus der zugehörigen Leistungsbeschreibung, die dem Angebot als Anlage beiliegt und Vertragsbestandteil ist. Im Falle von Widersprüchen geht die Leistungsbeschreibung diesen AGB in Bezug auf den Leistungsumfang vor.

2.3 Ein Anspruch auf Funktionen anderer Produktvarianten besteht nicht. Der Wechsel in eine andere Produktvariante bedarf einer gesonderten Vereinbarung.

2.4 Der Anbieter schuldet keinen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg, insbesondere keine Umsatzsteigerung, Abschlussquote, Lead-Qualität oder Vertriebsleistung.

2.5 Der Anbieter ist berechtigt, technische Änderungen, Weiterentwicklungen oder Anpassungen an der Plattform vorzunehmen, sofern dadurch der wesentliche Vertragszweck nicht beeinträchtigt wird.

2.6 Die Plattform nutzt zur Darstellung von Kartenmaterial und Geodaten Dienste von Drittanbietern (z. B. Google Maps, Mapbox). Der Anbieter hat keinen Einfluss auf die Verfügbarkeit, technische Ausgestaltung oder Preisgestaltung dieser Dienste. Ein Ausfall oder eine Änderung dieser Drittdienste stellt keinen Mangel der Plattform ZAJA ONE dar, sofern der Kernzweck der Software im Übrigen erhalten bleibt.

2.7 Zeiterfassung, GPS- und Fotoverifikation dienen der technischen Dokumentation von Einsätzen. Der Anbieter schuldet keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit oder Manipulationsfreiheit der durch Nutzer erfassten Daten. Die Prüfung und Freigabe erfasster Zeiten obliegt dem Kunden.

2.8 Abrechnungs- und Gutschriftendokumente werden auf Grundlage der vom Kunden hinterlegten Stammdaten und Konditionen automatisiert erzeugt. Der Anbieter schuldet keine steuerliche, sozialversicherungs- oder arbeitsrechtliche Beratung. Die Einhaltung der Anforderungen des § 14 UStG an Gutschriften sowie die zutreffende steuerliche Behandlung obliegen dem Kunden.

2.9 Hinweise der Plattform zu Beschäftigungsarten und Verdienstgrenzen (insbesondere Minijob und kurzfristige Beschäftigung) sind unverbindliche Orientierungshilfen ohne Anspruch auf Richtigkeit oder Aktualität. Die Beurteilung des arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Status der eingesetzten Personen, insbesondere die Abgrenzung selbstständiger Tätigkeit von abhängiger Beschäftigung, obliegt ausschließlich dem Kunden.

3. Vertragsschluss

3.1 Der Vertrag kommt zustande durch

1. Unterzeichnung und Rücksendung eines vom Anbieter unterbreiteten Angebots durch den Kunden,
2. Annahme eines vom Kunden abgegebenen Angebots durch den Anbieter,
3. Abschluss des Online-Bestellprozesses oder
4. Freischaltung der Plattform durch den Anbieter.

3.2 Ein vom Anbieter unterbreitetes Angebot ist bis zu dem dort genannten Datum bindend; fehlt eine solche Angabe, beträgt die Bindungsfrist 14 Tage ab Datum des Angebots. Mit Zugang des unterzeichneten Angebots beim Anbieter innerhalb dieser Frist ist der Vertrag geschlossen. Einer gesonderten Annahmeerklärung oder Auftragsbestätigung des Anbieters bedarf es nicht; auf den Zeitpunkt der Freischaltung der Plattform kommt es nicht an.

3.3 Der Anbieter ist berechtigt, Vertragsabschlüsse ohne Angabe von Gründen abzulehnen. Dies gilt nicht in den Fällen des Absatzes 2.

3.4 Der Kunde bestätigt mit Vertragsschluss, als Unternehmer im Sinne des § 14 BGB zu handeln. Ein Widerrufsrecht besteht nicht.

3.5 Mit Vertragsschluss beginnt der Anbieter mit der Einrichtung des Systems. Die Einrichtungsgebühr ist mit Vertragsschluss verdient und auch dann geschuldet, wenn der Kunde die Nutzung der Plattform nicht oder nicht vollständig aufnimmt.

3.6 Nebenabreden, Änderungen oder Ergänzungen bedürfen der Schriftform (Textform ausreichend).

4. Test-, Demo- und Probezugänge

4.1 Der Anbieter kann dem Kunden zeitlich begrenzte Test-, Demo- oder Probezugänge zur Verfügung stellen.

4.2 Testzugänge dienen ausschließlich der unverbindlichen Prüfung der Plattform und begründen keinen Anspruch auf dauerhafte Nutzung oder bestimmte Funktionen. Der Anbieter behält sich vor, Testzugänge jederzeit einzuschränken, zu deaktivieren oder vollständig zu löschen.

4.3 Innerhalb von Testzugängen kann der Leistungsumfang eingeschränkt sein. Für Testzugänge wird jegliche Gewährleistung und Haftung ausgeschlossen, sofern nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegen.

5. Benutzerkonten und Nutzerverwaltung

5.1 Der Kunde erhält ein Administratorkonto zur Verwaltung seiner Organisation innerhalb der Plattform.

5.2 Der Kunde kann innerhalb seines gebuchten Leistungsumfangs weitere Nutzerkonten für Mitarbeiter, Außendienstmitarbeiter oder Teammitglieder anlegen.

5.3 Der Kunde ist verpflichtet, sämtliche Zugangsdaten geheim zu halten und vor dem Zugriff unbefugter Dritter zu schützen.

5.4 Eine gemeinsame Nutzung von Benutzerkonten durch mehrere Personen (Account-Sharing) ist unzulässig.

5.5 Der Kunde trägt die Verantwortung für sämtliche Aktivitäten, die über seine Benutzerkonten durchgeführt werden.

5.6 Der Anbieter ist berechtigt, Benutzerkonten vorübergehend oder dauerhaft zu sperren, sofern Verstöße gegen diese AGB vorliegen, rechtswidrige Inhalte verarbeitet werden, Sicherheitsrisiken bestehen, Zahlungsverzug vorliegt oder missbräuchliche Nutzung festgestellt wird.

5.7 Ein Anspruch auf Wiederherstellung gesperrter Konten besteht nicht.

5.8 Als unbegrenzt bezeichnete Kontingente unterliegen einer angemessenen Nutzung (Fair Use). Bei erheblicher Überschreitung der im Angebot genannten Kontingente oder bei einer Nutzung, die den üblichen Rahmen deutlich übersteigt, ist der Anbieter berechtigt, den Kunden hierauf hinzuweisen und nach Ablauf einer angemessenen Frist Funktionen zu drosseln oder einen Tarifwechsel zu verlangen.

6. Nutzungsrechte und Lizenzbestimmungen

6.1 Der Anbieter gewährt dem Kunden für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Nutzungsrecht an der Plattform ZAJA ONE.

6.2 Sämtliche Rechte an der Software, dem Quellcode, der technischen Infrastruktur, den Designs, Datenstrukturen und sämtlichen Systembestandteilen verbleiben ausschließlich beim Anbieter.

6.3 Der Kunde ist insbesondere nicht berechtigt: die Software oder Teile hiervon zu vervielfältigen, weiterzugeben oder zu vermieten, zurückzuentwickeln (Reverse Engineering), Sicherheitsmechanismen zu umgehen, automatisierte Abrufe oder Scraping durchzuführen, die Plattform zur Entwicklung konkurrierender Systeme zu verwenden oder die Plattform technisch zu manipulieren.

6.4 Die Nutzung der Plattform darf ausschließlich im Rahmen des vereinbarten Vertragszwecks erfolgen.

7. Pflichten und Verantwortlichkeiten des Kunden

7.1 Der Kunde ist allein verantwortlich für sämtliche Inhalte, Leads, Kontaktdaten, Kundendaten und sonstigen Informationen, die innerhalb der Plattform gespeichert, verarbeitet oder hochgeladen werden.

7.2 Der Kunde sichert zu, dass sämtliche personenbezogenen Daten rechtmäßig erhoben wurden (z. B. Vorliegen von Werbeeinwilligungen) und die Verarbeitung im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften erfolgt. Der Kunde stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die auf einer rechtswidrigen Datennutzung oder Verletzung von Schutzrechten durch den Kunden beruhen.

7.3 Der Anbieter übernimmt keine Prüfung der vom Kunden hochgeladenen Daten auf Rechtmäßigkeit, Vollständigkeit oder Datenschutzkonformität.

7.4 Der Kunde verpflichtet sich insbesondere: keine rechtswidrigen Inhalte hochzuladen, keine Schadsoftware einzubringen, keine Sicherheitsmaßnahmen zu umgehen, keine Systeme zu überlasten oder Angriffe auf die Infrastruktur durchzuführen.

7.5 Der Kunde ist verpflichtet, seine internen Systeme, Geräte und Internetverbindungen technisch aktuell und sicher zu halten.

7.6 Der Kunde wirkt bei Einrichtung und Betrieb der Plattform mit, insbesondere durch Benennung eines verantwortlichen Ansprechpartners, rechtzeitige Bereitstellung der für den Datenimport erforderlichen Daten in einem verwertbaren Format sowie Wahrnehmung vereinbarter Schulungstermine.

7.7 Kommt der Kunde seinen Mitwirkungspflichten nicht nach, verlängern sich Bereitstellungszeiträume entsprechend. Die Vergütungspflicht des Kunden bleibt hiervon unberührt. Vereinbarte Schulungstermine, die der Kunde weniger als 48 Stunden vorher absagt, gelten als erbracht.

8. Leistungserbringung, Hosting und Verfügbarkeit

8.1 Die Plattform wird cloudbasiert betrieben und über externe technische Infrastrukturen bereitgestellt.

8.2 Der Anbieter bemüht sich um eine möglichst unterbrechungsfreie Bereitstellung der Plattform. Eine jederzeit fehlerfreie oder unterbrechungsfreie Verfügbarkeit kann jedoch technisch nicht garantiert werden.

8.3 Der Anbieter gewährleistet eine durchschnittliche Jahresverfügbarkeit von 98 % am Übergabepunkt der Serverinfrastruktur.

8.4 Nicht als Ausfallzeiten gelten insbesondere: geplante Wartungsarbeiten, Sicherheitsupdates, technische Weiterentwicklungen, Ausfälle externer Dienstleister, Störungen des Internets, höhere Gewalt, Angriffe Dritter oder Ausfälle außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters.

8.5 Der Anbieter ist berechtigt, Wartungsarbeiten, Updates und technische Anpassungen durchzuführen.

8.6 Wartungsarbeiten können insbesondere außerhalb üblicher Geschäftszeiten erfolgen.

9. Support, Fehlerklassen und Störungsbearbeitung

9.1 Der Anbieter bietet Supportleistungen grundsätzlich per E-Mail oder über bereitgestellte Supportkanäle an.

9.2 Telefonischer Support kann freiwillig angeboten werden. Ein Anspruch hierauf besteht nicht.

9.3 Die regulären Servicezeiten sind Montag bis Freitag von 09:00 Uhr bis 18:00 Uhr, ausgenommen gesetzliche Feiertage.

9.4 Störungen und Fehler werden in Kategorien (Priorität 1–3) eingeteilt.

9.5 Reaktionszeiten: Priorität 1 (24 Stunden), Priorität 2 (2 Werktage), Priorität 3 (angemessene Zeit).

9.6 Die Reaktionszeit beschreibt die Aufnahme der Meldung, nicht die finale Fehlerbehebung.

9.7 Der Anbieter bemüht sich um schnellstmögliche Fehlerbeseitigung.

9.8 Vorübergehende Umgehungslösungen (Workarounds) sind zulässig.

9.9 Nicht als Mängel gelten insbesondere: geringfügige Darstellungsfehler, browserbedingte Einschränkungen, Fehler externer Dienste (z. B. Kartendienste) oder Störungen durch fehlerhafte Bedienung.

10. Updates und Weiterentwicklungen

10.1 Der Anbieter entwickelt die Plattform kontinuierlich weiter.

10.2 Der Anbieter ist berechtigt, Funktionen oder Designs anzupassen, sofern dadurch der wesentliche Vertragszweck nicht beeinträchtigt wird.

10.3 Sicherheitsupdates und Optimierungen können jederzeit durchgeführt werden.

11. Datensicherung und Backups

11.1 Der Anbieter führt regelmäßige System-Backups zur Disaster Recovery durch.

11.2 Eine Garantie für eine vollständige Wiederherstellung individueller Kundendaten zu jedem beliebigen Zeitpunkt besteht nicht.

11.3 Der Kunde ist verpflichtet, geschäftskritische Daten regelmäßig eigenständig durch Exporte (z. B. CSV-/Excel-Export) außerhalb der Plattform zu sichern.

11.4 Die Haftung für Datenverlust wird auf den Wiederherstellungsaufwand begrenzt, der bei regelmäßiger, dem Risiko angemessener Anfertigung von Sicherungskopien durch den Kunden eingetreten wäre.

12. Preise und Zahlungsbedingungen

12.1 Die Vergütung richtet sich nach dem jeweils vereinbarten Angebot.

12.2 Rechnungen sind innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist ohne Abzug fällig.

12.3 Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter zur Sperrung des Zugangs berechtigt; die Zahlungspflicht des Kunden bleibt hiervon unberührt.

12.4 Preisanpassungsklausel: Der Anbieter ist berechtigt, die Preise nach Ablauf der Erstlaufzeit mit einer Ankündigungsfrist von 6 Wochen anzupassen, sofern sich die Kosten für den IT-Betrieb (z. B. Serverkosten) nachweislich erhöht haben.

12.5 Die Einrichtungsgebühr ist mit Vertragsschluss verdient und auch dann in voller Höhe geschuldet, wenn der Kunde die Nutzung der Plattform nicht oder nicht vollständig aufnimmt.

12.6 Beginnt der Vertrag nicht zum Monatsersten, wird der erste Monat anteilig berechnet.

13. Vertragslaufzeit und Kündigung

13.1 Verträge werden mit einer Mindestlaufzeit von 12 Monaten abgeschlossen.

13.2 Die Kündigungsfrist beträgt 2 Monate zum jeweiligen Laufzeitende.

13.3 Erfolgt keine fristgerechte Kündigung, verlängert sich der Vertrag automatisch um weitere 12 Monate.

13.4 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

13.5 Kündigungen bedürfen der Textform.

14. Löschung und Herausgabe von Daten

14.1 Nach Vertragsende bleiben Kundendaten für bis zu 30 Tage gespeichert (Export-Zeitraum).

14.2 Nach Ablauf dieser Frist ist der Anbieter zur dauerhaften Löschung berechtigt.

14.3 Der Kunde ist selbst verantwortlich, Daten rechtzeitig vor Vertragsende zu exportieren.

15. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

15.1 Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der DSGVO.

15.2 Die Parteien schließen hierzu eine separate Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung (AVV). Im Falle von Widersprüchen geht die AVV diesen AGB im Hinblick auf datenschutzrechtliche Pflichten vor.

16. Vertraulichkeit

16.1 Beide Parteien verpflichten sich zur Geheimhaltung sämtlicher vertraulicher Informationen.

16.2 Die Verpflichtung gilt auch über das Vertragsende hinaus.

17. Haftung

17.1 Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

17.2 Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten).

17.3 Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ist pro Vertragsjahr auf die Summe der vom Kunden in diesem Jahr tatsächlich gezahlten Vergütung begrenzt.

17.4 Eine Haftung für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden oder Ausfälle externer Kartendienste ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

17.5 Die verschuldensunabhängige Haftung für bei Vertragsschluss vorhandene Mängel (§ 536a BGB) wird ausgeschlossen.

17.6 Eine Haftung für Schäden, die auf unrichtigen oder unvollständigen Eingaben des Kunden oder seiner Nutzer beruhen, sowie für Folgen der Beurteilung des Beschäftigungsstatus eingesetzter Personen durch den Kunden (Ziffer 2.9) ist ausgeschlossen.

18. Höhere Gewalt

18.1 Der Anbieter haftet nicht für Leistungsausfälle aufgrund höherer Gewalt (z. B. Pandemien, Cyberangriffe, Stromausfälle).

19. Referenznennung

19.1 Der Anbieter ist berechtigt, den Kunden unter Verwendung von Unternehmensname und Logo als Referenzkunden zu nennen, sofern der Kunde dem nicht ausdrücklich widerspricht.

20. Änderungen dieser AGB

20.1 Änderungen werden dem Kunden rechtzeitig mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 4 Wochen, gelten diese als angenommen.

21. Schlussbestimmungen

21.1 Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

21.2 Gerichtsstand für sämtliche Streitigkeiten ist Ludwigsburg, sofern der Kunde Kaufmann oder juristische Person des öffentlichen Rechts ist.

21.3 Sollten Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt (Salvatorische Klausel).